Kodėl bendruomenės informacijos sklaida yra ne tik svarbi, bet ir būtina
Gyvenu nedideliame miestelyje jau dešimt metų, ir dar prisimenu laikus, kai apie vietos naujienas sužinodavome tik iš kaimynų per tvorą arba iš skelbimų lentų prie parduotuvės. Kartais informacija pasiekdavo per vėlai, kartais iš viso nepasiekdavo. Dabar situacija pasikeitė, bet ne visose bendruomenėse. Kai kurios vis dar kovoja su ta pačia problema – kaip pasiekti žmones ir juos įtraukti į bendruomenės gyvenimą.
Informacijos sklaida nėra vien tik pranešimų siuntinėjimas. Tai ryšio su žmonėmis kūrimas, pasitikėjimo stiprinimas ir aktyvaus dalyvavimo skatinimas. Kai gyventojai jaučiasi informuoti, jie jaučiasi vertinami. O kai jaučiasi vertinami, noriai įsitraukia į bendruomenės reikalus, dalyvauja susirinkimuose, siūlo idėjas, padeda organizuoti renginius.
Problema ta, kad daugelis bendruomenių vadovų vis dar mano, jog pakanka kartą per mėnesį išsiųsti raštą ar iškabinti skelbimą. Realybė kitokia – žmonės šiandien gauna informacijos iš dešimčių šaltinių, todėl reikia ne tik pasiekti juos ten, kur jie yra, bet ir pateikti informaciją taip, kad ji būtų įdomi ir aktuali.
Kanalų įvairovė: nebūk tik vienoje vietoje
Mano kaimynė Aldona naudojasi tik Facebook, jos vyras Petras skaito tik el. paštą, o jų sūnus Tomas viską sužino iš Instagram. Jei bendruomenė naudotų tik vieną kanalą, bent du iš šių trijų žmonių liktų neinformuoti. Todėl pirmasis ir svarbiausias patarimas – naudokite kelis kanalus vienu metu.
Socialiniai tinklai yra akivaizdus pasirinkimas, bet ne vienintelis. Facebook grupės puikiai veikia vyresnio amžiaus žmonėms ir tiems, kurie mėgsta diskusijas. Instagram labiau tinka jaunimui ir vizualiam turiniui – renginių nuotraukoms, trumpiems video. Bet neužmirškite ir tradicinių būdų: el. pašto naujienlaiškiai, SMS žinutės skubiais atvejais, informacinės lentos strateginėse vietose.
Viena bendruomenė, su kuria teko bendradarbiauti, sukūrė paprastą, bet genialų sprendimą. Jie turi pagrindinę Facebook grupę, bet kas savaitę siunčia trumpą el. laiško santrauką tiems, kurie nenaudoja socialinių tinklų. Be to, prie vietinės parduotuvės iškabina spalvotą A3 formato skelbimą su svarbiausiais pranešimais. Pasiekiamumas išaugo beveik 80 procentų.
Dar vienas svarbus aspektas – mobiliosios aplikacijos. Yra nemokamų platformų, kurios leidžia bendruomenėms sukurti savo aplikaciją be programavimo žinių. Tai ypač patogu skubiai informacijai – pranešimams apie komunalines avarijas, kelio darbus ar staigius renginių pakeitimus.
Turinys, kuris verčia sustoti ir perskaityti
Tiesą sakant, dauguma bendruomenių informacijos yra nuobodi kaip naktis. „Informuojame, kad…”, „Pranešame, jog…”, „Primename, kad…” – šie formalūs pradžios žodžiai iškart atbaido. Žmonės nori gyvos kalbos, ne biurokratinio žargono.
Pamenu, kai viena seniūnija skelbė apie šiukšlių tvarkymo taisyklių pasikeitimą. Pirmasis pranešimas buvo pilnas teisės aktų nuorodų ir formalių terminų. Perskaitė gal dešimt žmonių. Po savaitės jie perkūrė pranešimą: „Nuo pirmadienio keičiasi šiukšlių išvežimo diena – štai ką tai reiškia jums”. Pridėjo paprastą infografiką, keletą dažniausiai užduodamų klausimų ir atsakymų. Rezultatas? Pranešimą pasidalino šimtai žmonių.
Vizualinis turinys veikia geriau nei tekstas. Nuotraukos iš bendruomenės renginių, trumpi video su vietos žmonėmis, infografikos su statistika ar naudinga informacija. Bet svarbiausia – autentiškumas. Žmonės jaučia, kai turinys dirbtinis ar pernelyg išpuoselėtas. Geriau paprasta nuotrauka su telefonu, bet tikra, nei profesionali studijinė fotosesija, kuri neturi nieko bendra su realybe.
Istorijos veikia geriau nei faktai. Vietoj „Suremontuota 500 metrų šaligatvio” geriau parašyti: „Danutė su vaikučiu pagaliau gali saugiai nueiti iki darželio – naujasis šaligatvis jau veikia”. Žmonės prisiriša prie žmonių, ne prie skaičių.
Dvikryptis bendravimas: kai bendruomenė ne tik klauso, bet ir kalba
Didžiausia klaida, kurią mačiau daugelyje bendruomenių – informacijos sklaida tik viena kryptimi. Vadovai skelbia, gyventojai (gal) skaito. Bet kur čia dialogas? Kur galimybė užduoti klausimą, pareikšti nuomonę, pasiūlyti idėją?
Sukurkite erdves diskusijoms. Facebook grupėje tai natūralu – žmonės gali komentuoti, diskutuoti. Bet ir el. paštu siunčiamame naujienlaiške turėtų būti aiškus kvietimas atsakyti, užduoti klausimą. Viena bendruomenė kiekviename laiške turi skyrių „Jūsų klausimai” – jie publikuoja klausimus, gautus per savaitę, ir atsako jiems viešai. Tai ne tik informatyvu, bet ir rodo, kad vadovai tikrai klauso.
Reguliarūs apklausų vykdymai taip pat padeda. Ne ilgos, sudėtingos anketos, o trumpi, konkretūs klausimai. „Kokiu laiku jums patogiau renginiai – šeštadienio rytą ar sekmadienio popietę?” arba „Kokios temos jus domina labiausiai?” Google Forms ar panašios platformos leidžia sukurti apklausas per kelias minutes.
Fiziniai susitikimai irgi neturi išnykti. Kartą per ketvirtį organizuojamas atvirų durų vakaras, kur gyventojai gali ateiti, išgerti kavos ir tiesiogiai bendrauti su bendruomenės vadovais, veikia stebuklingai. Žmonės vertina galimybę pamatyti gyvus veidus, ne tik skaityti pranešimus ekrane.
Savanoriai ir ambasadoriai: kai bendruomenė skleidžia informaciją pati
Ne vienas žmogus ar organizacija gali pasiekti visus. Bet jei turite komandą žmonių, kurie padeda skleisti informaciją savo rateliuose – tai jau visai kita istorija.
Ieškokite aktyvių bendruomenės narių, kurie nori prisidėti. Tai nebūtinai turi būti jaunimas ar technologijų entuziastai. Kartais pati geriausia ambasadorė yra pensinio amžiaus moteris, kurią visi pažįsta ir gerbia. Ji gali perduoti informaciją savo draugėms, kaimynėms, pažįstamiems parduotuvėje.
Sukurkite paprastą sistemą, kaip šie savanoriai gali padėti. Pavyzdžiui, kas savaitę jiems išsiunčiate pagrindinių naujienų santrauką su prašymu pasidalinti savo tinkluose. Arba prieš didelį renginį jiems duodate skrajutes platinti savo kaimynystėje. Svarbu, kad tai būtų paprasta ir nereikalautų daug laiko.
Viena bendruomenė sukūrė „gatvių kapitonų” sistemą. Kiekvienoje gatvėje yra vienas ar du žmonės, kurie savanoriškai sutiko būti kontaktiniais asmenimis. Jie gauna informaciją pirmieji ir padeda ją perduoti savo gatvės gyventojams. Ypač naudinga skubiais atvejais – kai reikia greitai informuoti apie vandens tiekimo nutraukimą ar panašius dalykus.
Įvertinkite šių žmonių indėlį. Nebūtinai pinigais, bet bent jau viešu padėkos žodžiu, mažu dovanėle metų pabaigoje, paminėjimu bendruomenės naujienlaiškiuose. Žmonės nori jaustis matomi ir vertinami.
Technologijos, kurios palengvina gyvenimą (ne apsunkina jį)
Technologijos turėtų būti įrankis, ne kliūtis. Deja, dažnai matau bendruomenes, kurios įsigyja sudėtingas sistemas, o paskui niekas jomis nenaudojasi, nes per sunku.
Pradėkite nuo paprastų, nemokamų ar pigių įrankių. Facebook grupė nieko nekainuoja ir daugelis žmonių jau moka ja naudotis. Mailchimp ar panašios platformos leidžia siųsti el. laiškus nemokamai iki tam tikro gavėjų skaičiaus. Canva padeda kurti gražias grafikos be dizainerio žinių.
Jei norite profesionalesnio sprendimo, yra platformų, specialiai sukurtų bendruomenėms. „Nextdoor” populiarus užsienyje, Lietuvoje galima naudoti „Mano valdžia” ar panašias platformas. Bet prieš investuojant į bet kokią technologiją, paklauskite savęs: ar mano bendruomenė tikrai ja naudosis? Ar tai išspręs realią problemą?
Automatizavimas gali sutaupyti daug laiko. Pavyzdžiui, galite iš anksto suplanuoti socialinių tinklų įrašus savaitei į priekį naudojant įrankius kaip „Buffer” ar „Hootsuite”. Arba nustatyti automatinius el. laiškus naujiems bendruomenės grupės nariams su svarbiausios informacijos santrauka.
Bet nepamirškit žmogiškojo elemento. Technologijos turi palengvinti bendravimą, ne pakeisti jį. Automatinis atsakymas gali būti naudingas, bet tikras atsakymas iš gyvo žmogaus visada vertingesnis.
Kaip išmatuoti, ar tai veikia
Negalite gerinti to, ko nematuojate. Skamba kaip verslo konsultanto mantra, bet tai tiesa. Kaip žinoti, ar jūsų informacijos sklaidos pastangos veikia, jei nesekate jokių rodiklių?
Socialiniuose tinkluose tai paprasta – matote peržiūrų, patikimų, komentarų, pasidalijimų skaičius. Bet žiūrėkite ne tik į absoliučius skaičius, bet ir į įsitraukimo rodiklius. Geriau turėti 100 sekėjų, iš kurių 30 aktyviai dalyvauja, nei 1000 sekėjų, kurie niekada nieko neskaito.
El. pašto naujienlaiškiuose sekite atidarymo ir paspaudimų rodiklius. Jei žmonės neatidaro laiškų, galbūt problema temos eilutėje. Jei atidaro, bet neskaito toliau – problema turinyje. Eksperimentuokite, keiskite, žiūrėkite, kas veikia geriau.
Bet skaičiai nesako visko. Kartais reikia tiesiog paklausti žmonių. Paprastoje apklausoje: „Kaip jūs sužinote apie bendruomenės naujienas?” ir „Ar jaučiatės pakankamai informuoti?” gali atskleisti daugiau nei bet kokie analitikos įrankiai.
Viena bendruomenė kas ketvirtį daro „informacijos auditą”. Jie atsitiktinai pasirenka 20 gyventojų ir paskambina jiems pasiteirauti, ar jie žino apie pastarųjų savaičių svarbiausius įvykius ir sprendimus. Tai padeda suprasti, ar informacija tikrai pasiekia žmones, ar tik sklando socialiniuose tinkluose tarp to paties nedidelio rato aktyvistų.
Kai viskas susidėlioja į vietą
Efektyvi bendruomenės informacijos sklaida nėra vienkartinis projektas ar kampanija. Tai nuolatinis procesas, reikalaujantis dėmesio, pastangų ir nuolatinio tobulinimo. Bet rezultatai to verti – aktyvi, informuota, įsitraukusi bendruomenė, kur žmonės jaučiasi dalimi kažko didesnio.
Pradėkite nuo to, kur esate dabar. Neturite būti tobuli iš karto. Galbūt pradžiai pakaks sukurti Facebook grupę ir pradėti reguliariai joje skelbti. Paskui pridėsite el. pašto naujienlaiškį. Vėliau – savanorių tinklą. Svarbu pradėti ir nuosekliai judėti į priekį.
Klausykite savo bendruomenės. Žmonės jums pasakys, ko jiems reikia, jei tik paklausite. Galbūt jiems nepatogus jūsų pasirinktas kanalas. Galbūt informacijos per daug arba per mažai. Galbūt ji per formali arba, priešingai, per neofi. Būkite atviri grįžtamajam ryšiui ir pasiruošę keistis.
Ir nepamirškite švęsti sėkmių. Kai pavyksta sėkmingas renginys, kuriame dalyvavo daug žmonių – tai jūsų komunikacijos pastangų rezultatas. Kai žmonės pradeda aktyviai diskutuoti grupėje – tai reiškia, kad sukūrėte erdvę, kurioje jie jaučiasi saugūs dalytis nuomone. Kai kaimynas pasako „girdėjau apie tą iniciatyvą, skamba įdomiai” – tai reiškia, kad jūsų žinutė pasiekė tikslinę auditoriją.
Bendruomenės kūrimas per informacijos sklaidą – tai kaip sodo auginimas. Reikia reguliariai laistyti, prižiūrėti, kartais persodinti, eksperimentuoti su naujais augalais. Bet kai matote, kaip viskas žydi ir auga, supranti, kad visos tos pastangos buvo prasmingos.
